Czy księgowość online sprawdza się w małej firmie?

Prowadzenie małej firmy często oznacza samodzielne pilnowanie sprzedaży, klientów, płatności, dokumentów i wielu bieżących obowiązków. Nic więc dziwnego, że przedsiębiorcy coraz częściej szukają sposobu na ograniczenie formalności i rezygnują z regularnego dostarczania papierowych dokumentów do księgowej. Księgowość online pozwala znaczną część współpracy przenieść do internetu bez rezygnacji z obsługi przez konkretną osobę.

Przykładem takiego modelu jest biuro rachunkowe w Radzyminie AT Koncept, które prowadzi księgowość online dla jednoosobowych działalności, spółek, freelancerów, firm usługowych i sklepów internetowych. Dokumenty mogą być przekazywane elektronicznie, a zdalny model współpracy umożliwia obsługę przedsiębiorców również z innych części Polski. Jednocześnie klient zachowuje bezpośredni kontakt z księgowym.

Czy taki sposób prowadzenia księgowości rzeczywiście sprawdza się w małym biznesie?

Księgowość online nie oznacza samodzielnego księgowania

Jednym z częstszych nieporozumień jest utożsamianie księgowości online z programem, w którym przedsiębiorca musi samodzielnie wprowadzać wszystkie dokumenty i wykonywać rozliczenia.

To dwa różne modele.

W przypadku współpracy z biurem rachunkowym odpowiedzialność za bieżące prowadzenie ewidencji, weryfikowanie dokumentów i przygotowanie rozliczeń nadal pozostaje po stronie księgowości. Zmienia się przede wszystkim sposób wymiany informacji.

Zamiast dostarczać segregator z fakturami raz w miesiącu, przedsiębiorca może przekazywać dokumenty elektronicznie. Informacje o podatkach, składkach czy brakujących dokumentach również mogą trafiać do niego zdalnie.

Dla małej firmy oznacza to przede wszystkim mniejszą liczbę czynności organizacyjnych.

Mniej papieru i mniej dojazdów

Najbardziej widoczną zmianą jest rezygnacja z regularnych wizyt w biurze rachunkowym.

W tradycyjnym modelu przedsiębiorca często odkłada dokumenty przez cały miesiąc, a następnie dostarcza je osobiście. W przypadku księgowości online fakturę można przekazać praktycznie od razu po jej otrzymaniu.

Ma to kilka praktycznych zalet:

• dokumenty nie gromadzą się do końca miesiąca,
• łatwiej zauważyć brakującą fakturę,
• zmniejsza się ryzyko zagubienia papierowych dokumentów,
• przedsiębiorca nie musi organizować czasu na dojazd,
• księgowość może wcześniej reagować na niekompletne informacje.

Dla firmy wystawiającej i otrzymującej większość faktur elektronicznie taki model jest szczególnie naturalny.

Cyfrowy obieg dokumentów to także najprostsza droga do bezbolesnego wdrożenia Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF). Dla firm, które już teraz przesyłają faktury elektronicznie, przejście na ustrukturyzowane faktury w KSeF nie wymaga drastycznych zmian w codziennych nawykach. Biuro rachunkowe operujące w modelu online posiada odpowiednie narzędzia, integracje i procedury, dzięki którym integracja z rządowym systemem przebiega sprawnie i bez stresu dla przedsiębiorcy.

Czy odległość od księgowego nadal ma znaczenie?

Przy tradycyjnej współpracy lokalizacja biura była istotna z prostego powodu – trzeba było regularnie dostarczać dokumenty.

Przy elektronicznym obiegu faktur sytuacja się zmienia.

Przedsiębiorca z Gdańska, Poznania czy Wrocławia może współpracować z księgowym znajdującym się w innym regionie, jeżeli dokumenty, zestawienia i bieżąca komunikacja odbywają się zdalnie.

Wybór biura można więc w większym stopniu oprzeć na innych kryteriach:

• doświadczeniu w obsłudze określonego typu działalności,
• zakresie oferowanych usług,
• jakości kontaktu,
• sposobie przekazywania dokumentów,
• dostępności księgowego,
• zasadach współpracy i cenie.

Bliskość geograficzna nadal może być wygodna dla osób preferujących spotkania osobiste, ale przestaje być podstawowym warunkiem sprawnej obsługi.

Czy w księgowości online nadal można porozmawiać z księgowym?

Powinno to być jedno z pierwszych pytań zadanych przed rozpoczęciem współpracy.

Automatyzacja i elektroniczny obieg dokumentów są wygodne, ale nie każdą sprawę da się rozwiązać poprzez formularz lub aplikację.

W działalności gospodarczej pojawiają się pytania dotyczące nietypowego kosztu, zakupu samochodu, zatrudnienia pracownika, inwestycji, zmiany sposobu rozliczania czy dokumentowania konkretnej transakcji.

Dlatego dobry model online powinien łączyć technologię z możliwością kontaktu z człowiekiem.

Przed podpisaniem umowy warto ustalić, czy kontakt odbywa się mailowo, telefonicznie czy przez system klienta oraz jak wygląda obsługa bardziej złożonych pytań.

Kiedy księgowość online szczególnie dobrze się sprawdza?

Ten sposób współpracy jest wygodny przede wszystkim dla przedsiębiorców, którzy większość działalności prowadzą cyfrowo.

Dobrym przykładem mogą być:

• jednoosobowe działalności,
• freelancerzy,
• firmy konsultingowe,
• agencje marketingowe,
• sklepy internetowe,
• przedsiębiorstwa usługowe,
• firmy działające w kilku lokalizacjach.

Jeżeli faktury sprzedażowe są wystawiane elektronicznie, zakupy dokumentowane e-fakturami, a właściciel większość spraw biznesowych załatwia przez internet, przewożenie dokumentów do biura rachunkowego staje się po prostu mało praktyczne.

Księgowość zdalna jest też wygodna dla przedsiębiorców, którzy często podróżują lub prowadzą firmę poza miejscem zamieszkania.

Kiedy tradycyjny model może być wygodniejszy?

Księgowość online nie musi być najlepszym rozwiązaniem dla każdego.

Część przedsiębiorców nadal pracuje przede wszystkim na dokumentacji papierowej. Inni wolą raz w miesiącu spotkać się z księgową i podczas jednej wizyty omówić wszystkie sprawy.

Znaczenie ma także poziom swobody w korzystaniu z narzędzi cyfrowych. Jeżeli przesyłanie plików, korzystanie z panelu klienta czy elektroniczne podpisywanie dokumentów powoduje więcej problemów niż korzyści, model hybrydowy może być wygodniejszy.

Nie trzeba więc wybierać pomiędzy dwoma skrajnymi rozwiązaniami.

Firma może przekazywać większość dokumentów elektronicznie, a jednocześnie korzystać ze spotkań osobistych wtedy, gdy jest to potrzebne.

Jak bezpiecznie przekazywać dokumenty?

Dokumenty księgowe zawierają informacje dotyczące kontrahentów, pracowników, wynagrodzeń, rachunków bankowych czy wartości transakcji. Dlatego wygoda nie powinna oznaczać przypadkowego sposobu przesyłania danych.

Przed rozpoczęciem współpracy warto ustalić:

• jakim kanałem przekazywane są dokumenty,
• kto posiada do nich dostęp,
• czy wykorzystywany jest dedykowany system,
• jak długo dokumenty pozostają dostępne,
• jak wygląda zabezpieczenie konta,
• w jaki sposób przekazywane są poufne informacje.

Dobrym nawykiem jest także unikanie przechowywania firmowej dokumentacji wyłącznie w jednym miejscu. Elektroniczny obieg powinien być uporządkowany tak samo jak tradycyjne archiwum.

Księgowość online może ułatwić kontrolowanie dokumentów

Korzyść nie polega wyłącznie na oszczędności czasu.

Dobrze zorganizowany elektroniczny obieg dokumentów pozwala także łatwiej sprawdzić, czy wszystkie faktury zostały przekazane i jakie informacje są jeszcze potrzebne.

W tradycyjnym modelu brak dokumentu może zostać zauważony dopiero podczas księgowania całej teczki pod koniec miesiąca. Przy bieżącym przekazywaniu faktur problem można wykryć wcześniej.

Dla przedsiębiorcy oznacza to bardziej uporządkowany proces:

otrzymanie dokumentu → przekazanie do księgowości → weryfikacja → rozliczenie → informacja zwrotna.

Im mniej etapów wymaga fizycznego przekazywania dokumentów, tym łatwiej zachować ciągłość tego procesu.

Czy księgowość online oszczędza czas?

Najczęściej tak, ale pod warunkiem że sposób współpracy jest dobrze zorganizowany.

Samo przesyłanie zdjęć faktur do księgowej na kilka różnych adresów nie tworzy jeszcze sprawnego elektronicznego obiegu.

Największą oszczędność czasu daje ustalenie jednego procesu: dokumenty trafiają w określone miejsce, przedsiębiorca wie, kiedy powinien je przekazać, a biuro informuje o ewentualnych brakach.

Wtedy właściciel firmy nie musi pod koniec każdego miesiąca szukać dokumentów w skrzynkach mailowych, segregatorach i folderach na komputerze.

Nowoczesna księgowość online to często coś więcej niż tylko rozliczanie podatków i wprowadzanie faktur kosztowych. Systemy udostępniane przez biura rachunkowe – takie jak panel klienta w AT Koncept – pozwalają również stale kontrolować wystawione faktury sprzedażowe. Przedsiębiorca może w jednym miejscu sprawdzić, którzy kontrahenci spóźniają się z wpłatą, a w razie potrzeby skorzystać z funkcji miękkiej windykacji i jednym kliknięciem wysłać przypomnienie o płatności. To znaczna oszczędność czasu na ręcznym sprawdzaniu konta bankowego i realna ochrona płynności finansowej małego biznesu.

Na co zwrócić uwagę przy wyborze księgowości online?

Przedsiębiorca powinien patrzeć szerzej niż tylko na wysokość miesięcznego abonamentu.

Warto sprawdzić przede wszystkim zakres usługi. Inne potrzeby ma freelancer wystawiający kilka faktur miesięcznie, inne sklep internetowy realizujący setki transakcji, a jeszcze inne firma zatrudniająca pracowników.

Znaczenie mają także:

• sposób kontaktu z księgowym,
• zasady przekazywania dokumentów,
• obsługa spraw kadrowo-płacowych,
• możliwość reprezentacji przed urzędami,
• sposób informowania o podatkach i terminach,
• procedura przejęcia dokumentacji z poprzedniego biura.

Księgowość online jest tylko sposobem organizacji współpracy. O jej jakości nadal decydują kompetencje osób prowadzących rozliczenia i sprawność komunikacji.

Czy księgowość online jest dobrym rozwiązaniem dla małej firmy?

Dla wielu małych przedsiębiorstw – tak.

Największą zaletą nie jest jednak sama możliwość wysłania faktury przez internet. Ważniejsza jest zmiana sposobu organizacji księgowości: mniej papierowych dokumentów, brak konieczności regularnych dojazdów, możliwość współpracy z biurem znajdującym się w innym mieście oraz łatwiejszy dostęp do informacji potrzebnych do prowadzenia firmy.

Nie oznacza to jednocześnie, że przedsiębiorca powinien zostać pozostawiony wyłącznie z programem księgowym.

Najlepiej sprawdza się model, w którym technologia upraszcza przekazywanie dokumentów, ale za ich prawidłowe rozliczenie nadal odpowiada księgowy dostępny dla klienta.

Dla małej firmy właśnie takie połączenie może być największą korzyścią z księgowości online – mniej czasu poświęconego na formalności bez rezygnowania z profesjonalnej obsługi.